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Comment créer et envoyer une facture de plombier professionnelle

Découvrez comment créer une facture de plomberie adéquate et éviter les retards ou les pertes de revenus pour votre entreprise de plomberie.

De nombreux plombiers petits et indépendants travaillent de manière ponctuelle, passent rapidement d’un travail à l’autre et travaillent avec plusieurs clients par jour. Cette routine quotidienne peut rendre difficile d’accorder à la facturation l’attention qu’elle mérite, ce qui entraîne des retards, voire des pertes de revenus.

Lorsque vous démarrez votre entreprise de plomberie, il est normal (voire imparfait) d’utiliser un stylo et du papier pour faire les choses. Mais si vous voulez vraiment développer votre entreprise et vos résultats, vous devez faire évoluer votre processus de facturation.

Signalez ce guide pour découvrir comment créer et envoyer une facture de plomberie à partir de zéro, ainsi que des conseils utiles si vous utilisez un logiciel de facturation tel que Jobber.

Exemple de facture de plomberie (toutes les informations à des fins de démonstration uniquement).

Une facture de plomberie est une facture envoyée à vos clients une fois que vous avez terminé un travail ou une visite. Il s’agit généralement d’une page standard qui établit les services fournis par votre entreprise, le montant dû, et quand et comment votre client peut payer. Juridiquement parlant, une facture crée un compte débiteur. Des factures correctes sont une nécessité absolue si vous voulez garder la comptabilité de votre entreprise en ordre et, bien sûr, être payé.

La plus grande chose qui aide votre entreprise à faire des économies, c’est de faire des économies.

La plus grande chose pour aider mon entreprise à se développer est d’obtenir les paiements. Sinon, vous devez toujours les poursuivre, c’est beaucoup plus de travail.

La facture de plomberie est un élément essentiel pour la croissance de mon entreprise.

Une facture de plomberie diffère d’un reçu de plomberie car elle est envoyée avant la réception du paiement. Après avoir reçu le paiement, vous pouvez envoyer à votre client un reçu de plomberie pour ses dossiers personnels.

La facture de plomberie diffère du reçu de plomberie car elle est envoyée avant le paiement.

Votre facture de service de plomberie doit inclure tout ce qu’un client doit savoir pour comprendre qui vous êtes, le travail que vous avez effectué et la façon de vous payer.

Cela peut sembler fastidieux, mais omettre des informations essentielles peut entraîner des litiges ou des retards de paiement et vous faire passer pour un non-professionnel aux yeux des clients. Utilisez cette liste de contrôle pour ne rien oublier :

  • Vos coordonnées et celles de votre client
  • Un titre clair avec le mot «facture»
  • Numéro de facture, date d’émission et date d’échéance du paiement
  • Description détaillée des services rendus et de leur coût
  • Photos avant et après
  • Montant total dû, y compris les taxes et les remises
  • Modalités de paiement
  • Note personnelle

Mettez le nom de votre entreprise et vos coordonnées dans une grande police, centrée ou alignée à gauche. Ensuite, ajoutez le nom et l’adresse de votre client pour être sûr qu’elle parvienne à la bonne personne. Enfin, faites figurer le mot «facture» en haut de la page. Vos clients sauront immédiatement de quoi il s’agit et accorderont à ce document toute l’attention qu’il mérite.

Si vous mettez votre logo sur votre facture, vous avez 3 fois plus de chances d’être payé !

Numéro de facture

Après le montant dû, ce sont les trois chiffres les plus importants sur une facture. Le numéro de facture permet de garder vos dossiers organisés, surtout au moment des impôts. Les dates sont une façon ferme mais polie d’indiquer clairement quand les clients doivent payer. Ajoutez-les près du haut de la page.

Conseil de pro : elle conseille de toujours inclure une date d’échéance de paiement spécifique au lieu de «dû dans les 15 jours» ou «dû à la réception». Le fait de donner aux gens une date spécifique (et une date proche) crée un sentiment d’urgence, de sorte que les clients sont moins tentés de remettre le paiement à plus tard.

Date d’échéance

Je configure les factures comme étant «dues à la réception» pour tout le monde. Jobber ajoute automatiquement la date d’échéance en fonction du moment où je l’ai envoyée «, dit-elle. « J’ai remarqué que lorsque j’ai commencé à faire cela, j’ai vu les paiements arriver plus rapidement.

Je définis les factures comme étant ‘exigibles à la réception’ pour tout le monde. Jobber ajoute automatiquement la date d’échéance en fonction de la date à laquelle je l’ai envoyée. J’ai remarqué que lorsque j’ai commencé à faire cela, j’ai vu les paiements arriver plus rapidement.

Énumérez le travail exact que vous avez effectué, y compris :

  • Les articles achetés pour réaliser le travail, plus la quantité, le prix par unité et le montant total
  • Une description du travail effectué, plus le nombre d’heures nécessaires, votre taux horaire et le montant total facturé

Gardez les descriptions courtes et dans un langage simple afin que les clients puissent immédiatement comprendre ce pour quoi ils paient. Toute confusion ou question de leur part entraînera un retard de paiement pour vous.

Conseil de pro : «Parfois, le langage de la plomberie peut prêter à confusion», «alors j’essaie de rédiger la facture de manière à ce que les gens puissent la comprendre, même s’ils n’ont aucune expérience en plomberie.

Une facture simple

Gardez la facture aussi simple que possible et utilisez votre CRM (Customer Relationship Manager) pour conserver des notes techniques et internes pour vos propres dossiers.

La plomberie est un métier à part entière.

La plomberie est un métier très technique. Le plus souvent, vos clients ne sauront pas exactement ce que vous avez fait, ou ils ne pourront pas le voir parce que c’est sous la maison.

Les travaux de plomberie sont très techniques.

Il ajoute des photos avant et après et même des vidéos à chaque travail en utilisant l’application mobile de Jobber. Cela permet à ses clients d’être rassurés sur le travail effectué. Il peut également enregistrer ces photos, ainsi que des notes, dans le profil du client, de sorte que s’ils appellent à nouveau à l’avenir, il peut voir exactement ce qu’il a fait la fois précédente.

Les photos ont été vraiment importantes», dit-il. «Une autre chose que nous faisons pour que le client puisse suivre plus facilement, c’est que nous marquons les photos afin d’expliquer ce qui est quoi, quels sont les dommages, etc. Cela a été vraiment utile.

RELATED : Découvrez comment elle utilise la technologie de service sur le terrain pour préparer l’avenir de son entreprise.

Totalisez tous ces postes pour obtenir le montant total dû et écrivez-le sur une ligne séparée, de préférence dans une police bold ou surlignée pour qu’il se distingue du reste. Si vous avez des taxes ou des remises à appliquer, incluez-les comme postes de ligne juste au-dessus du montant total dû.

Vérification multiples

Il est vraiment important que ce chiffre soit correct, alors vérifiez deux et trois fois. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de facturation qui calculera le total automatiquement et vous facilitera grandement la vie.

Conseil de pro : Savez-vous que vous n’avez pas besoin de créer une facture de plomberie à partir de zéro pour chaque travail ? Si vous avez déjà créé un devis de service, vous pouvez facilement le convertir en facture en utilisant le logiciel de service de terrain. Cela garantit que les coordonnées, les prix et les services sont exactement alignés.

Savez-vous que vous n’avez pas besoin de créer une facture de plomberie à partir de zéro pour chaque travail ? Si vous avez déjà créé un devis de service, vous pouvez facilement le convertir en facture en utilisant un logiciel de service sur le terrain. Cela garantit que les coordonnées, les prix et les services sont exactement alignés.

J’utilise Jobber pour établir mes devis, ce qui m’a beaucoup aidé. Je décompose exactement ce qu’ils veulent, et je leur donne des options en fonction de leur budget. Une chose que j’aime le plus est qu’ils peuvent cliquer sur le devis et l’accepter directement à partir de leur Hub client

création facture plombierChaque facture de plomberie que vous envoyez doit clairement indiquer les conditions de paiement suivantes :

Modes de paiement : Quels types de paiement acceptez-vous ? Comment les clients peuvent-ils payer en ligne ?

Frais de retard : Si vous facturez des frais de retard, ou des frais pour les chèques sans provision, indiquez-en le montant exact.

Garantie/exclusion de garantie : Si vous proposez une garantie de remboursement ou une garantie de service, veillez à préciser quelles sont les situations admissibles, et pour quelle durée.

Garantie/exclusion de garantie

Cette étape est absolument cruciale pour un bon service client et pour éviter les litiges. Nous recommandons également de passer en revue ces termes en personne avec le client avant que le travail ne soit effectué pour s’assurer qu’il les comprend.

Conseil de pro : Si vous utilisez Jobber pour créer des factures, vous pouvez rédiger une « clause de non-responsabilité principale « une fois, et elle apparaîtra automatiquement sur chacune des factures que vous créez. De cette façon, vous n’oublierez jamais d’informer vos clients des informations importantes relatives à la clause de non-responsabilité.

Une note personnelle

Enfin, terminez votre facture de plomberie par une brève note personnelle. Cette étape est facultative, mais c’est un excellent moyen de vous démarquer de vos concurrents, de demander des commentaires ou même d’obtenir des références. Même un simple message «Merci pour votre entreprise» ou votre citation préférée peut faire beaucoup pour apporter un sourire à quelqu’un.

C’est la toute dernière chose qu’ils verront avant de payer, et c’est un excellent moyen des rassurer sur le fait qu’ils ont choisi votre entreprise.

Pour réaliser votre propre facture, vous devrez utiliser un modèle en ligne ou un logiciel de facturation. Nous vous déconseillons fortement de rédiger des modèles à la main, car c’est une recette pour les papiers perdus, la double facturation et les cauchemars de paiement.

Une fois que vous avez votre modèle ou le logiciel de facturation de votre choix, tout ce que vous avez à faire est d’ajouter le nom et le logo de votre entreprise et de commencer à travailler !

Un logiciel de facturation comme Jobber va un peu plus loin que ce que vous pouvez faire avec un modèle. Par exemple, vous pouvez :

  • Choisir parmi une variété de modèles de factures de plomberie préfabriqués
  • Générer automatiquement des numéros de facture pour ne jamais avoir de doublons
  • Ajouter les couleurs de la marque de votre entreprise pour les rendre plus professionnelles
  • Mémorisez automatiquement les factures envoyées et les brouillons de factures pour pouvoir y accéder à tout moment, depuis n’importe quel appareil
  • Envoyez des factures par lots si vous entretenez plusieurs propriétés ou effectuez plusieurs travaux pour le même client
  • Tracer quelles factures sont envoyées, payées et en retard
  • Voir la date exacte à laquelle un client a ouvert un courriel de facture
  • Recevoir une notification lorsqu’un client paie en ligne

Ce qui est bien, c’est qu’avec Jobber, nous pouvons voir quand ils ont ouvert la facture. Nous avons des clients qui disent ne pas l’avoir reçue, mais nous pouvons voir le 7 mai qu’ils l’ont ouverte. C’est comme si : «Je vous ai eu ! Cet aspect est merveilleux.

Si vous travaillez avec des clients résidentiels, la meilleure pratique consiste à envoyer le PDF de la facture de plomberie tout de suite. Si vous utilisez un logiciel de plomberie, cela peut facilement être accompli en utilisant Jobber pour convertir le bon de travail en facture et l’envoyer directement depuis votre smartphone ou votre tablette.

Si vous travaillez avec des clients commerciaux ou des entrepreneurs, vous pouvez envoyer le courriel de facture immédiatement ou quelques jours plus tard. Définissez la date d’échéance du paiement à 30 jours à compter de la réception.

Pour les clients commerciaux et les entrepreneurs, nous disons en bas, payez dans les 30 jours». «Pour tous les autres, c’est payez dès que vous recevez la facture. Si nous n’avons pas de nouvelles dans les 10 jours, nous les appelons et envoyons un autre courriel.

La facture est mise en forme et envoyée – c’est le moment de collecter !

Plus vous proposez d’options de paiement, plus vous facilitez la tâche de vos clients, et plus ils sont susceptibles de payer à temps.

La facture est mise en forme – c’est le moment de l’encaisser.

Les espèces et les chèques sont toujours la norme, mais un nombre croissant de consommateurs s’attendent désormais à payer les entreprises de services en ligne avec leur carte de crédit.

Les paiements par carte de crédit ne sont pas toujours possibles.

L’acceptation des paiements en ligne est une situation gagnant-gagnant : non seulement les clients sont plus heureux, mais nous avons analysé des millions de transactions de paiement et constaté que les paiements électroniques sont de loin le moyen le plus rapide d’être payé.

Accepter les paiements en ligne, c’est gagnant-gagnant

Cody Loewen a récemment commencé à accepter les paiements en ligne par le biais de Jobber :

Cela a aidé de manière drastique avec les entrées d’argent», dit-il. «Environ la moitié des clients passeront désormais par Jobber Payments, ce qui fait gagner du temps à ma secrétaire qui appelle et essaie d’obtenir le paiement. C’est également plus facile pour les clients. Ils n’ont pas besoin d’appeler. S’ils reçoivent un e-mail, ils l’ouvrent et cliquent, et le paiement est effectué immédiatement. Ce que j’aime, c’est que sur mes e-mails, il apparaît que nous avons été payés. On le sait tout de suite.

Suivant : Maintenant que vous êtes un vrai pro de la facturation

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