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Comment mieux gérer les coûts d’impression pour votre entreprise

Les coûts d’impression sont généralement une réflexion après coup lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise. Ces coûts, cependant, peuvent s’échapper de votre entreprise sans même que vous vous en rendiez compte. Cela est dû au fait que la plupart des entreprises n’ont pas de processus ou de logiciel en place pour aider à gérer les coûts associés à l’impression, et il est difficile d’en assurer le suivi. Voici quelques moyens d’aider à mieux gérer les coûts d’impression de votre entreprise.

Envisager un logiciel d’impression

Dans de nombreux cas, il peut être plus facile et plus rentable d’utiliser un logiciel d’impression pour aider à gérer et à rationaliser le processus d’impression de documents. Dans certains cas, cela peut permettre d’économiser jusqu’à 30 % ou plus sur les seuls coûts d’impression ! Dans votre recherche du meilleur logiciel d’impression, assurez-vous que le logiciel fonctionnera avec les imprimantes que vous possédez déjà. En creusant un peu, vous devriez être en mesure de voir si quelque chose comme cela aurait du sens pour votre entreprise.

Imprimer principalement en noir et blanc

Bien que nous aimions tous ajouter un peu de couleur à la vie, vous économiserez beaucoup d’argent au bureau si vous n’imprimez en couleur que lorsque c’est nécessaire. Les cartouches de couleur peuvent coûter un gros 40% ou plus que leurs homologues monotones. Les graphiques et les tableaux peuvent souvent être tout aussi efficaces même s’ils sont imprimés en noir et blanc ou en niveaux de gris. Les impressions de photos de haute qualité consomment le plus d’encre, alors imprimez-les avec parcimonie.

Imprimer moins

Au lieu d’imprimer des documents et de distribuer des copies papier, envoyez plutôt un e-mail à vos collègues. Si votre imprimante dispose de fonctions de scanner, vous pouvez également numériser une copie du document et l’envoyer par e-mail en pièce jointe. Google Docs et Google Sheets sont également d’excellentes applications pour les collaborations d’équipe où vous avez besoin de la contribution d’autres personnes et où vous pouvez suivre les modifications apportées au fur et à mesure.

gérer impression

Utiliser l’impression recto-verso

C’est une solution facile et efficace pour réduire jusqu’à 50% des coûts d’impression et des déchets ! Veillez toujours à regarder l’écran d’aperçu avant d’imprimer pour vous assurer que la case pour l’impression recto-verso est cochée. Vous pouvez configurer les paramètres par défaut de votre imprimante à partir de cet écran pour vous assurer qu’elle imprime automatiquement en recto-verso. Envoyez un courriel au reste de votre personnel pour leur rappeler de vérifier et de s’assurer qu’ils utilisent également l’impression recto-verso.

Réduire les marges et la taille des polices

Un excellent moyen de faire tenir plus d’informations sur une feuille de papier est de réduire vos marges et votre taille d’impression. Une police de 10 points est assez facile à lire et réduira la quantité de papier nécessaire. En passant à des marges plus petites, on peut faire tenir jusqu’à 14 % d’informations en plus sur une seule feuille de papier !

Imprimer en mode brouillon

L’impression en mode brouillon peut ne pas convenir à toutes les applications, car c’est une impression de moindre qualité. Si vous avez juste besoin d’imprimer quelque chose de lisible, mais qui ne nécessite pas une finition de haute qualité, alors ce mode vous aidera à économiser de l’argent à long terme. Il utilise moins d’encre pour imprimer. Selon le type d’imprimante, ce mode peut également être appelé qualité du toner, économie de toner, EconoMode ou qualité brouillon.

Utiliser de l’encre recyclée

Les coûts de l’encre et du toner sont souvent la partie la plus coûteuse de la possession d’une imprimante. Passer à des cartouches recyclées ou remanufacturées peut vous faire économiser jusqu’à 15 à 50 % de ces coûts ! Les commerçants qui s’occupent de ces encres et toners peuvent fixer leurs propres prix au lieu de devoir s’en tenir aux prix établis par Dell ou HP, par exemple. Les cartouches d’encre recyclées sont également remplies à ras bord d’encre, alors que les cartouches qui proviennent directement du fabricant ne le sont souvent pas.

Il existe de nombreuses façons simples d’aider à conserver ces coûts afin de ne pas les lixivier dans votre entreprise. En suivant ce guide, vous serez en mesure d’économiser facilement une bonne partie de la monnaie sans avoir à faire des changements difficiles ou coûteux. Mettez-les en œuvre dans votre entreprise pour commencer à économiser de l’argent dès maintenant !

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